A3 management
Een A3 kan gezien worden als een Kaizen formulier en geeft structuur aan het continu verbeterproces.
Letterlijk verwijst de term A3 naar het internationaal gestandaardiseerd papierformaat van 420X297 mm. Waar het bij het gebruiken van een A3 omgaat is dat ieder probleem, met bijbehorende analyse en mogelijke oplossingen en implementatie op één A3 samengevat moet kunnen worden. Het voordeel van deze werkwijze is dat het dwingt om tot de kern te komen. Geen lange rapporten waar heel veel ruimte is om allerlei bijzaken te beschrijven.
Een A3 moet gezien worden als een ´levend´ document. Wanneer u van uw manager de opdracht krijgt een probleem op te lossen kan de A3 hierbij ondersteuning bieden. Het idee is dat de opdrachtnemer op pad gaat met zijn A3. Waar is de achtergrond van het probleem? Ga praten met de betrokkenen, betrek ze bij het invullen van de A3. De A3 fungeert ook als ondersteuning bij het terug rapporteren aan de opdrachtgever. Op die manier is de A3 tevens een communicatiemiddel. De kracht van de A3 is dat er just-in-time besluitvorming kan plaatsvinden. Er worden nog geen beslissing genomen over de oplossing, zolang er nog geen consensus is over de oorzaak van het probleem.
Iedere A3 vertelt als het ware een verhaal en met hoe meer mensen dit verhaal geschreven is hoe breder het draagvlak voor de uiteindelijk gekozen oplossing van het probleem.
Het A3 sjabloon kan er als onderstaand uitzien.
| Titel: | |
| Probleemeigenaar: | Datum: |
| 5. Voorgestelde verbetermaatregelen |
| 6. Planning |
| 7. Vervolgacties |
| |
A3 management helpt dus bij het communiceren
Belangrijke regels:
- zo visueel mogelijk
- met potlood ingevuld
- feedback wordt aangevuld op het oorspronkelijke formulier
Maak plannen en rapporten op één A3 papier maar door het formaat beperk je je hierbij tot de kern. Via een A3 deel je informatie met de ander, die via 1 oogopslag toegang heeft tot alle informatie en daardoor gericht feedback kan geven. A3 zorgt er ook voor dat er nagedacht wordt over de kern en wijze waarop je iets presenteert. De echt relevante zaken komen daardoor aan bod. De boodschap wordt snel en helder overgebracht op de ontvanger. Deze werkwijze stapt af van de reguliere manier van plannen maken en rapporteren, waarbij ‘dikke’ documenten worden geschreven en onbewust kwantiteit boven kwaliteit gaat. Bij A3 management is dit juist andersom; kwaliteit gaat boven kwantiteit. Feedback wordt in rondes opgehaald. Het A3 kan ook via de verbeterborden worden gedeeld. Het A3 heeft dan een vaste plek op het bord. Is visueel voor ieder zichtbaar en kan door ieder worden geraadpleegd.
A3 management wordt ook vaak gebruikt als wijze om een doelen hiërarchie te managen. Hierbij worden de onderliggende A3's als een baby A3 afgeleid van de bovenliggende A3's.
Info: http://trainingenlean.nl
Geen opmerkingen:
Een reactie posten