Lean Samenvatting

Samenvatting Kennis maken met Lean

Het boek is bestemd voor iedereen die meer wil weten van Lean. Het is bedoeld als een eerste kennismaking met Lean en geeft samenhang, betekenis en inhoud aan de vele begrippen en dimensies van het vakgebied Lean. Het biedt een overzichtelijke en voor de praktijk toepasbare structuur door de begrippen te plaatsen in de context van Lean Cultuur, Lean Principes en Lean Technieken

Daarnaast is het een handig naslagwerk voor diegenen die een Lean training volgen of al langer met Lean bezig zijn en af en toe er kort nog enige begrippen op na willen slaan. Wat was het ook al weer, hoe zat het ook al weer.

Waarom Lean

Lean richt zich in essentie op kwaliteitsverbeteringen. Dit geredeneerd vanuit het oogpunt van de klant. Door klantwaarde centraal te stellen en vandaaruit te bepalen of waarde (kwaliteit) geleverd wordt.

Veel organisaties starten met Lean met als doel kosten te reduceren, om grip te krijgen op de organisatie. Het motto is dan: als we zo blijven doorgaan kunnen we binnen een korte tijd het faillissement tegemoet zien. Klanten zijn ontevreden over te lange levertijden, over de slechte kwaliteit van de geleverde producten en diensten en zijn niet langer bereid de gevraagde prijzen te betalen. Lean komt dan in beeld als laatste strohalm om in control te geraken en grip te krijgen op de organisatie. Meestal ligt de sense of urgency op kostenkant van een organisatie om dan maar met Lean te beginnen omdat de vakliteratuur nu eenmaal veelbelovend schrijft over de successen van Lean.

Echter het succes van Lean biedt eigenlijk niet direct een oplossing voor kostenbeheersing en is eerder contra-indicatief omdat het focust op procesverbeteringen en kwaliteitsverbeteringen met als uiteindelijk effect een kostenreductie.

De feitelijke sleutel voor het uiteindelijke succes van Lean ligt bij de medewerkers van de organisatie. Het gaat dan om de mate waarin zijn hun expertise over het primaire proces kunnen aanwenden om het proces echt te verbeteren en hiervoor de verantwoordelijkheid willen nemen. De mate waarin een organisatie hierin kan slagen ligt in handen van het management om de medewerkers hierin te faciliteren. Het gaat dan om het continu verbeteren in de organisatie op gang te brengen zodat het niet blijft bij een eenmalige kosten besparing maar om het lange termijn succes van de organisatie.

Wat is Lean

Om te beginnen bestaat er geen algemeen aanvaarde definitie van Lean. Waarschijnlijk omdat het over veel verschillende dimensies en aspecten gaat die samen een werkend systeem vormen is de verleiding groot er zoveel in te zetten dat het niet goed meer in een definitie van een paar regels past. Lean betreft feitelijk de alles omvattende manier van werken zoals het Japanse autobedrijf Toyota dat doet en dat het “Toyota Production System” wordt genoemd. Het is een allesomvattend samenhangend systeem van managen en werken.

Toyota Production System

Het Toyota Production System (TPS)  bestaat uit verschillende, samenhangende elementen: de houding waarmee werkzaamheden worden uitgevoerd, verschillende technieken die worden ingezet om de processen te verbeteren, en een uit principes bestaand verbetersysteem. Het systeem als geheel heeft nog het meest het karakter van een managementfilosofie.

Het TPS is voor een groot deel gebaseerd op vele best practices die eeuwen teruggaan in die tijd  en zich meer dan bewezen hebben. Deze worden samengebracht in de bekende Plan, Do, Check, Act cyclus van Deming die Toyota heeft geholpen het bedrijf op te starten in de moeilijke periode direct na de 2^e wereld oorlog. In deze periode stond Toyota voor de uitdaging van schaarste van de benodigde grondstoffen en een grote concurrentiedruk vanuit de VS die zich sterk had ontwikkelt op het gebied van massaproductie. In de jaren tachtig van de vorige eeuw, toen de Japanse industrie sterk in opmars was, onderzochten Amerikanen de werkwijze van Toyota die in hun ogen haaks stond op de Westerse productieprincipes. In het boek “The Machine that changed the world” van Jim Womack e.a. werd dit managementsysteem “Lean” genoemd en kreeg het wereldwijd bekendheid. Sindsdien streven vele organisaties in allerlei sectoren Lean na.

Lean

Over wat allemaal wel onder Lean zou moeten vallen en wat er niet bij hoort, bestaat echter geen overeenstemming. Feitelijk is dat ook niet van belang, omdat het niet een exacte wetenschap is, maar veel meer een kwestie van doen. Desalniettemin willen we je een definitie geven waarin die elementen zijn opgenomen waarvan de grote meerderheid vindt dat deze deel uitmaken van Lean. Op deze wijze kun je je gemakkelijk een beeld over Lean vormen. Deze definitie geldt tevens als leidraad voor de structuur binnen dit boek.

Definitie

Lean is een managementfilosofie die tot doel heeft alle processen zodanig te laten functioneren dat voor klanten de waarde wordt door verspillingen te elimineren. Binnen Lean staat de klant centraal en Lean berust op drie pijlers.

• Lean cultuur
• Lean principes
• Lean technieken

Kijkende naar Lean als managementfilosofie is er sprake van voortdurende inzet van Lean technieken, het nastreven Lean principes en het ontwikkelen een Lean cultuur die in samenhang streven naar een procesinrichting, waarmee optimaal invulling kan worden gegeven aan de vraag van de klant.

Wat is nu Lean wel en wat is Lean niet

Voor de beeldvorming is het handig naar wat tegenstellingen te kijken met betrekking tot Lean. Hierdoor ontstaat langzaam maar zeker een beeld over deze managementfilosofie.

Wat is Lean wel	Wat is Lean niet
Eenvoudige oplossingen	Grote investeringen
Processen her inrichten	ICT of andere high tech oplossingen
Richten op de klant	Richten op de eigen afdeling of organisatie
In kleine stappen iteratief verbeteren	In een keer alles willen veranderen, grootschalige veranderingen
Continue verbeteren	Projectmatig verbeteren
Life style	Dieet

Lean Cultuur

In de Lean cultuur zijn de technieken en principes volledig verankerd in het denken en doen van een organisatie. De Lean cultuur draait om de medewerker van de organisatie die als expert uit het primaire proces de waarde voor de klant realiseert en als geen ander weet op welke wijze dit het beste zou kunnen worden gedaan. Binnen de Lean cultuur staat de medewerker centraal.

In veel opzichten staat de Lean cultuur haaks op de in de westerse cultuur ingesleten managementgewoonten. Onderstaande tabel geeft enkele tegenstellingen in houding en gedrag tussen de traditionele organisatie en de Lean organisatie.

Traditionele organisatie	Lean organisatie
Spreadsheet management	Faciliteren medewerkers
Management vanuit het kantoor	Managen op de werkvloer
Korten op budget	Elimineren van verspillingen
Kennis afschermen	Kennis delen
Aanpassen op de concurrent	Streven naar perfectie
Functionele focus	Focus op de klant
Afdelingscultuur	Multidisciplinaire teams
Schuldige zoeken	Zoeken naar de grondoorzaak om te leren van fouten

Niet harder werken maar slimmer werken

Bij Lean gaat het vooral niet om “harder werken” maar juist om “slimmer werken”. Belangrijk hierbij is dat het werken aan verbeteringen een continu karakter heeft en dat dit vanaf de werkvloer wordt opgepakt gefaciliteerd door het management. Bij Lean staat de medewerker in het primaire proces centraal. Hij is de expert die weet hoe het productieproces continu kan worden verbeterd.

Lean Principes

Lean heeft vijf principes.

• (Klant)waarde
• Waardestroom
• Flow
• Pull
• Perfectie

De Lean principes geven richting en volgorde aan het gebruik van de Lean technieken. Ze geven antwoord op de vraag waar je moet beginnen met continu verbeteren. Het streven naar perfectie staat centraal binnen de principes, als het ultieme doel van continu verbeteren.

Lean Technieken

Lean kent  tenslotte verschillende technieken die al dan niet in samenhang kunnen worden ingezet. De technieken zijn weliswaar direct bruikbaar in iedere organisatie. Je hoeft dus niet eerst Lean te worden voordat je deze kunt gebruiken. Maar je wordt ook niet vanzelf Lean alleen door de technieken te gebruiken. Hiervoor moet je de technieken zodanig inzetten dat de Lean principes worden nagestreefd en dat vereist de juiste cultuurcontext, de Lean cultuur. Continu verbeteren staat hier centraal als context voor het toepassen van de verschillende technieken.

Lean is een reis

Het is onmogelijk om in één boek een volledig overzicht te geven van alles wat Lean inhoudt. Dat komt niet primair door de omvang, maar door het feit dat Lean vooral een reis is. Een reis die voor iedere organisatie en individu anders is. We willen benadrukken dat Lean geen eenvoudig wondermiddel is. Het is hard werken en je bent nooit klaar, omdat perfectie nooit bereikt zal worden. Het kan altijd beter.