Lean kennismaking

Om te beginnen: er bestaat geen algemeen aanvaarde definitie van Lean, Waarschijnlijk omdat het teveel dimensies en aspecten betreft dat het niet goed in een definitie van een paar regels past. Lean betreft de alles omvattende manier van werken, zoals het Japanse autobedrijf Toyota dat doet. Het is dus feitelijk om een samenhangend systeem van managen en werken. Binnen Toyota het “Toyota Production System” genoemd.

Toyota production system

Het Toyota Production System omvat Lean-principes, het Lean-cultuur gedachtegoed en Lean-concepten bestaande uit tools en technieken die in een bepaalde samenhang als systeem binnen Toyota worden toegepast. Het heeft nog het meest het karakter van een managementfilosofie.  De Amerikaan Womack heeft dit geheel het predicaat Lean gegeven en heeft het wereldwijd bekendheid gegeven. Sindsdien streven vele organisaties in allerlei sectoren Lean na.

Als je feitelijk kijkt naar hetgeen binnen Toyota wordt toegepast zie je dat het uit inzichten bestaat die dateren van voor 1700 en misschien, weliswaar niet op schrift gesteld, nog ouder zijn maar zich meer dan bewezen hebben. Toyota is dit gaan toepassen in de periode van de opbouw na de 2^e Wereld-Oorlog, als antwoord op de massaproductie in de Verenigde Staten.

Lean

Ondanks de vele boeken over Lean bestaat er geen overeenstemming over wat er allemaal wel onder zou moeten vallen en wat er niet bij hoort. Feitelijk is dat ook niet van belang het niet een exacte wetenschap maar veel meer een kwestie van doen. Desalniettemin willen we je een definitie geven met daarin opgenomen die elementen, waarover de grote meerderheid vindt dat deze deel uitmaken van Lean.

Lean is een managementfilosofie, waarbinnen de Lean-principes worden nagestreefd, waarbij de Lean-cultuur is verankert in de genen van leidinggevenden en medewerkers en waarbij de Lean-concepten gericht worden ingezet met als doel de processen zodanig te laten functioneren dat voor klanten de waarde wordt gemaximaliseerd en de verspilling binnen de processen wordt geëlimineerd.

Lean principes

Lean heeft vijf principes waar een organisatie zich op kan focussen. Deze principes kun je zien als een soort van reis, waarbij de bestemming het streven naar perfectie is. Telkens moet een onderliggend principe worden toegepast om het volgende te kunnen bereiken m.a.w. door als organisatie invulling te geven aan een bepaald principe baan je de weg vrij om invulling te kunnen geven aan het daarop volgende principe. Zo ontstaat een opeenstapeling van principes met als doel het streven naar perfectie.  Lean onderkent de volgende principes:

• (Klant)waarde
• Waardestroom
• Flow
• Pull
• Perfectie

 Bij de Lean principes staat het streven naar perfectie centraal.

 Lean cultuur

Binnen de Lean cultuur staat de werkvloer centraal. De medewerker is de expert uit het primaire proces die de waarde voor de klant realiseert. Het traditionele westerse hiërarchisch georiënteerd management lijkt hier niet op de juiste manier bij stil te staan. In alle goede bedoelingen om het medewerkers en proces te managen zijn ze er in geslaagd de medewerkers te transformeren naar robots die precies doen wat van ze verlangd. Niet meer en niet minder. Over het algemeen wordt het door managers niet gewaardeerd dat medewerkers goede ideeën aandragen en worden fouten verdoezeld voordat ze afgestraft worden.

Binnen Lean is juist de gedachte dat de medewerker als expert verbetersuggesties doet en fouten gezien worden als een kans om verbeteringen door te voeren. Vanuit Lean is het de gedachte dat medewerkers als het ware eigenaarschap nemen voor het primaire proces.

Medewerkers moeten in staat zijn zich te verbazen over hun eigen proces, i.p.v. zo doen we dit al jaren moeten ze weer Leren Zien of de manier waarop het werk gedaan wordt wel handig is op de manier waarop het gedaan wordt. Leren zien is de motor voor het continue verbeteren.

Daarnaast moeten medewerkers zich voortdurend afvragen, het zogenaamde Waarommen, wat het nut is van de processtappen die deel uit maken van het primaire proces. Het Waarommen is een kritische houding  gericht op de vraag of alle processtappen die gedaan worden nu wel echt nodig om waarde voor de klant toe te voegen. De Lean-cultuur vraagt van elke medewerker een kritische houding die zich uit in het 5 keer vragen van Waarom.

Een Lean organisatie wil continue verbeteren dat betekent dat voortdurend procesaanpassingen vereist zijn. Dat betekent dus continue veranderen. De traditionele organisaties zijn hierop niet ingesteld. Daar worden veranderingen doorgevoerd via een big bang ook wel project genoemd. Binnen Lean organisaties kunnen dagelijks veranderingen worden doorgevoerd. Dat betekent dat de organisatie moet Leren Veranderen. Dit vraagt een ander soort Leiderschap. Deze vorm van leiderschap speelt zich veel meer af op de werkvloer en laat zich het beste karakteriseren als dienend leiderschap.

In een Lean organisatie blijft een verandering niet eindeloos lang hangen in het bedenken hoe het allemaal zou moeten maar wordt een gezonde balans gezocht tussen denken en doen, dit noemen we doenken. Bij doenken vinden veranderingen plaats via kleine stappen die in vrijwel direct in de praktijk worden uitgeprobeerd en geëvalueerd. Ook deze stap stelt hoge eisen aan Leiderschap, zeker in de Nederlandse concessie cultuur waarin we het liefste veranderingen doorvoeren waar ieder het mee eens moet zijn. Aanpassingen kunnen dan direct worden doorgevoerd. Zodra men tevreden is over de verandering wordt deze gedocumenteerd als nieuwe standaard. Deze standaard blijft geldig totdat via Leren Zien er nieuwe voorstellen komen om de processtap te verbeteren.

Onderstaande tabel geeft enkele tegenstellingen in houding en gedrag tussen de traditionele organisatie en de Lean organisatie.

Traditionele organisatie	Lean organisatie
Spreadsheet management	Faciliteren medewerkers
Management vanuit het kantoor	Managen op de werkvloer
Korten op budget	Elimineren van verspillingen
Kennis afschermen	Kennis delen
Aanpassen op de concurrent	Streven naar perfectie
Functionele focus	Focus op de klant
Afdelingscultuur	Multidisciplinaire teams
Schuldige zoeken	Zoeken naar de oorzaak

Lean concepten

De Lean concepten zijn vormen in feite het gereedschap dat je kan inzetten om de Lean-principes na te streven en waarbij de Lean-cultuur de juiste mindset aanreikt voor het toepassen van dit gereedschap. Lean kent verschillende concepten die al dan niet in samenhang kunnen worden ingezet. Hierbij kun je o.a. denken aan Kaizen, Mura, Muda, Mudi, Waardestroomanalyse, enz. Deze sluiten aan op wat we in de volksmond “Boerenverstand” noemen. Binnen de concepten staat het continue verbeteren centraal.

Niet harder werken maar slimmer werken

Bij Lean gaat het vooral niet om “harder werken” maar juist om “slimmer werken”. Belangrijk hierbij is dat het werken aan verbeteringen een continue karakter heeft en dat dit vanaf de werkvloer wordt opgepakt gefaciliteerd door het management. Bij Lean staat de medewerker in het primaire proces centraal. Dat is de enige expert die weet hoe het productieproces continue kan worden verbetert.

Wat is Lean wel en wat is Lean niet.

Onderstaande tabel laat nog eens zien waar nu bij Lean vooral de essenties liggen.

Wat is Lean wel	Wat is Lean niet
Eenvoudige oplossingen	Grote investeringen
Processen her inrichten	ICT of andere high tech oplossingen
Richten op de klant	Richten op de eigen afdeling of organisatie
In kleine stappen iteratief verbeteren	In 1 keer alles willen veranderen, grootschalige veranderingen
Continue verbeteren	Projectmatig verbeteren
Life style	Dieet

Meer leren , neem contact op: http://trainingenlean.nl