Lean de vormen van verspilling uitgelegd

Activiteiten die u uitvoert, maar waar de klant geen waarde aanhecht, worden vanuit lean bestempeld als verspilling.  Er worden 8 soorten verspilling onderscheiden:

Verspillingsvorm	Beschrijving	Herkent u dit?
Wachten	het laten wachten van mensen, materialen of informatie tot ze aan de beurt zijn	Wachten in de rij voor kassaWachten op uw collega tot hij zijn taak heeft uitgevoerd voordat u uw werk kan afmakenWachten op de levering van uw leverancier
Beweging	bewegingen die een medewerker moet uitvoeren om zijn taak uit te kunnen voeren, zoals het pakken van materialen	Zoeken naar materialenZoeken naar collega’s om iets te vragenZoeken in een mappenstructuur naar het benodigde bestandAltijd 4 stappen moeten zetten om hetgeen te pakken dat u ieder uur nodig heeft
Transport	het onnodig verplaatsen van goederen, mensen of informatie	Vervoeren van halffabricatenVervoeren van dossiers van de enige vestiging naar de andere
Correctie	herstellen van fouten die gemaakt zijn	Uw werk is niet de eerste keer goed gegaan; het rapport dat u hebt opgeleverd bevat nog fouten, de storing die u heeft opgelost blijkt toch niet opgelost te zijnEen aanvraag is niet goed ingevuld, waardoor het terug moet naar de aanvrager
Overbewerking	meer doen dan de klant vraagt, waardoor het product of dienst onnodig duur wordt	‘standaard’ een ingebouwde cd-speler in uw auto terwijl u nooit cd’s luistert in de autoOp uw zolder heeft de schilder achter de schotten de plinten gelakt
Overproductie	alvast in het voren produceren ‘voor het geval dat’ of te veel produceren	Alvast een rapportage maken, terwijl u niet weet wat uw manager precies in het rapport wil terug zien-        In een team printen alle collega’s alle offertes, terwijl er uiteindelijk maar 1 leverancier gekozen wordt
Voorraad	materialen onbenut laten staan	Kasten vol met kantoorartikelen-        Schappen vol met verbandmateriaalBakken vol met schroeven en spijkers
Talent	het niet benutten van de capaciteiten van de medewerkers (verbeterideeën die medewerkers hebben)	U heeft een goed verbetervoorstel maar er wordt niet naar u geluisterdU weet een manier om voorraden te reduceren, maar uw manager denkt dat het toch beter is voor de zekerheid een wat hogere marge aan te houden

Wanneer u eenmaal oog krijgt voor deze vormen van verspilling, gaat u ze overal herkennen. De vormen staan ook niet los van elkaar, meestal leidt het één tot het ander. Want als u hoge voorraden heeft, leidt dat tot het laten wachten van materiaal tot het gebruikt wordt. Wanneer u overproduceert leidt dit tot voorraden. Het moeten corrigeren van fouten maakt dat de klant langer moet wachten op zijn product of dienst.

Soms zijn verspillingen eenvoudig weg te nemen. Wanneer u dagelijks 5 keer moet lopen om een bepaald materiaal te pakken dan is wellicht mogelijk om het materiaal dichterbij uw werkplek te plaatsen. Wanneer u moet wachten op de aanlevering van een andere afdeling binnen uw organisatie, dan kan het al complexer worden. Die andere afdeling zal vast ook een goede reden hebben waardoor zij niet op tijd kunnen leveren.  U kunt zonder dat u het misschien weet een hele keten overhoop trekken door een vorm van verspilling weg te willen nemen. Daarom is het uitgangspunt vanuit lean ook dat verbeteren altijd in teams gaat. U kunt zelden helemaal alleen een vorm van verspilling wegnemen. Door multidisciplinair naar een proces te kijken, worden alle facetten meegenomen. Belangrijk hierbij is om altijd vanuit de klant de te denken: is de klant bereid om voor deze activiteit of proces te betalen (hetzij in tijd of geld).

Wanneer u op deze manier naar uw processen gaat kijken komt u vast tot boeiende inzichten!

De filosofie van lean is dat alle activiteiten waardevol moeten zijn voor de klant, die alleen dan maximale waarde voor zijn geld krijgt. Wie zijn processen nauwkeurig onder de loep neemt, zal constateren dat er dingen gebeuren die geen waarde toevoegen. Zulke waardeloze activiteiten moeten zoveel mogelijk worden geschrapt, omdat ze materiaal, middelen en menskracht verspillen. Sommige, in de ogen van de klant waardeloze, activiteiten blijven echter noodzakelijk omdat ze bijvoorbeeld een groter doel dienen (milieu eisen maken producten duurder dan strikt nodig zijn), of omdat de wet ze noodzakelijk maakt. Zulke activiteiten zijn voor het moment onvermijdelijk.

Lean heeft zeven vormen van verspilling benoemd, om het medewerkers gemakkelijker te maken de verspilling in hun eigen processen op te sporen.

1. Voorraad

2. Wachten

3. Transport (nodeloze verplaatsing)

4. Beweging

5. Overproductie (meer doen dan nu nodig is)

6. Overbewerking (meer leveren dan nodig is)

7. Correctie (fouten herstellen)

Bij transport gaat het om de waarde die verplaatst wordt, terwijl beweging gaat over de activiteiten rondom de waarde. In een productielijn wordt de waarde verplaatst, terwijl rondom de productielijn medewerkers bewegen. Overproductie is dat nu alvast iets wordt gedaan voor later, terwijl overbewerking het product nodeloos duurder maakt. Een mooi voorbeeld van overbewerking in de gezondheidszorg is dat patiënten een MRI-scan willen, terwijl de arts die niet nodig heeft voor de diagnose. De verschillende vormen van verspilling zijn soms nauw verwant: overproductie kan bijvoorbeeld leiden tot voorraad. Maar het is niet erg wanneer mensen de verspilling niet in het juiste hokje stoppen, zolang verspilling maar wordt opgemerkt.

Tussen het opmerken van verspilling en het elimineren ervan zit soms een kloof. Niet alle verspilling is te voorkomen! Zonder voorraden lopen veel processen in het honderd, maar vaak is veel minder nodig dan nu aanwezig is. Veel verspilling komt door variatie in processen, daardoor is voorraad nodig, moet worden gewacht, is het handig vast vooruit te werken, enzovoort. Verminderen van procesvariatie is dus een belangrijk middel om eliminatie van verspilling mogelijk te maken.

In een organisatie is nog een achtste vorm van verspilling mogelijk: niet benutten van talent. Medewerkers zijn ook procesdeskundigen, maar wanneer ze niet of nauwelijks worden ingezet om de processen continu te verbeteren, laat een organisatie veel potentieel onbenut. Vandaar dat organisaties die lean omarmen zoveel nadruk leggen op de ontwikkeling van eigen medewerkers. Zij zijn de specialisten, die in hun werk de waarde toevoegen, en die beter dan wie ook verspilling kunnen constateren en elimineren. Slimme organisaties maken daar gebruik van.

http://trainingenlean.nl